Guide utilisateur Ocall.io

Pour commencer avec Ocall.io, rendez-vous sur ocall.io/sign-up et créez votre compte avec votre adresse email professionnelle. Vous recevrez un email de confirmation dans les 2 minutes.

Après la confirmation de votre email, vous serez redirigé vers l'assistant d'onboarding qui vous guidera en 4 étapes pour configurer votre premier restaurant.

L'assistant d'onboarding vous accompagne en 4 étapes : informations restaurant, configuration de l'agent IA, attribution du numéro de téléphone, et création du menu de base. Chaque étape est validée avant de passer à la suivante.

Étape 1 — Restaurant : Nom, type de cuisine, adresse, numéro de contact et logo. Ces informations sont utilisées par l'agent IA pour se présenter.

Étape 2 — Agent IA : Choisissez un nom, une langue (FR/EN), une voix parmi nos modèles pré-entraînés ou uploadez vos propres échantillons pour le clonage. Rédigez les instructions de personnalité.

Étape 3 — Numéro : Un numéro est automatiquement attribué depuis notre pool. C'est le numéro que vos clients appelleront.

Étape 4 — Menu : Créez au moins une catégorie et un article pour que l'agent puisse prendre des commandes.

Une fois l'onboarding terminé, votre agent IA est opérationnel. Appelez votre numéro Ocall pour tester le comportement en conditions réelles. L'appel apparaît dans votre tableau de bord avec transcription complète.

Depuis le tableau de bord, accédez à Agent IA → Configuration pour modifier tous les paramètres de votre agent : nom, langue, voix, et instructions de personnalité.

Le champ Instructions est le plus puissant. Il accepte du texte libre jusqu'à 2 000 caractères. Exemple :

Disponible sur les plans Standard et Premium. Importez des fichiers WAV ou MP3 d'une durée totale d'au moins 30 secondes pour créer une voix personnalisée pour votre agent.

La qualité du clonage dépend de la qualité audio des échantillons. Enregistrez dans un environnement silencieux, à distance de microphone constante, avec des intonations variées pour de meilleurs résultats.

Importez des documents que l'agent peut consulter pour répondre aux questions spécifiques : PDF d'allergie, politique de livraison, tarifs privatisation, carte des vins, etc.

Les formats supportés sont PDF, DOCX et TXT. Taille maximale : 10 MB par fichier. L'indexation prend environ 2 minutes après l'import.

Configurez ce qui se passe quand l'agent ne peut pas traiter une demande. Options disponibles : transfert d'appel vers votre ligne directe, envoi d'un SMS au manager de garde, ou mise en attente avec rappel programmé.

Les catégories organisent votre menu. Créez-les dans l'ordre souhaité : Entrées, Plats, Desserts, Boissons. Chaque catégorie peut être désactivée temporairement (ex. : menu de saison) sans être supprimée.

Chaque article comporte un nom, une description, un prix (en centimes d'euros en interne, affiché en euros dans l'interface), une photo optionnelle, et des métadonnées d'allergie.

L'agent IA utilise les descriptions pour informer les clients et faire des recommandations. Rédigez des descriptions courtes mais évocatrices.

Sur chaque article, activez les options de personnalisation pour créer des groupes de choix : taille de portion, cuisson, sauces, suppléments. Définissez si chaque groupe est obligatoire et combien de choix sont permis.

Créez des menus combinés (entrée + plat + dessert à prix fixe) ou des offres promotionnelles temporaires. L'agent mentionnera ces offres de façon naturelle lors des commandes.

Le tableau de bord Commandes affiche en temps réel toutes les commandes entrantes, avec statut (En attente, En préparation, Prête, Livrée). Vous pouvez filtrer par date, statut et montant.

L'écran cuisine se connecte via un code unique — aucun compte n'est requis. Les commandes y apparaissent automatiquement dans l'ordre d'arrivée. Le personnel cuisine peut marquer chaque article comme préparé.

Les commandes peuvent être modifiées ou annulées depuis le dashboard tant que le statut est "En attente". Après le passage en "En préparation", seule une annulation est possible, avec remboursement automatique si un paiement a été pris.

Pour les commandes à emporter, l'agent peut envoyer un lien de paiement par SMS après confirmation. Le client paie en ligne, et la commande passe automatiquement en préparation une fois le paiement reçu.

La section Réservations offre deux vues : calendrier (vue journalière et hebdomadaire) et liste paginée. Chaque réservation affiche le nom du client, son numéro, le nombre de couverts, et les notes laissées lors de l'appel.

Configurez vos tables dans Réservations → Tables. Créez des zones (intérieur, terrasse, salon VIP) et définissez la capacité de chaque table. L'agent vérifie automatiquement la disponibilité lors des réservations.

Les clients peuvent demander modification ou annulation en rappelant votre numéro Ocall. L'agent gère ces demandes automatiquement selon vos règles (délai minimum d'annulation, politique de no-show, etc.) configurables dans Paramètres → Réservations.

Consultez le volume d'appels par heure, jour et semaine. Identifiez vos heures de pointe pour adapter vos effectifs. Le taux de conversion (appels → commandes conclues) vous indique la performance de votre agent.

Suivez le chiffre d'affaires généré via l'agent IA, le panier moyen par appel, et les articles les plus commandés. Comparez les périodes pour mesurer l'impact des changements de menu ou d'instructions.

Analysez le comportement de votre clientèle : clients réguliers vs nouveaux, fréquence des visites, évolution de la fidélité. Exportez ces données en CSV ou PDF depuis Analytics → Exporter.

Trois plans disponibles — Starter (299 €/mois), Standard (799 €/mois), Premium (1 299 €/mois) — avec facturation mensuelle ou annuelle. L’abonnement annuel offre 2 mois offerts (vous ne payez que 10 mois : 2 990 €, 7 990 € ou 12 990 €/an). L’essai gratuit de 14 jours, avec 20 crédits d’appel et 20 crédits SMS, est disponible sans carte bancaire.

Chaque plan inclut un quota de minutes d'appel. Les dépassements sont facturés à 0,08€/min. Vous recevez des alertes email à 80% et 100% du quota. Des packs de minutes supplémentaires sont disponibles à la demande.

Toutes vos factures sont disponibles dans Facturation → Historique. Téléchargez chaque facture en PDF pour votre comptabilité. Le détail inclut les minutes utilisées, les SMS envoyés et les éventuels extras.

Dans Paramètres → Équipe, invitez des collaborateurs par email. Choisissez leur rôle : Manager (accès complet sauf facturation) ou Cuisiniste (accès KDS uniquement). L'invité reçoit un email pour créer son accès.

Pour l'écran cuisine, générez des codes d'accès numériques depuis Paramètres → KDS. Ces codes donnent accès à l'URL de l'écran cuisine sans authentification complète — idéal pour les tablettes partagées en cuisine.

Modifiez les rôles ou révoquez l'accès d'un membre depuis la liste équipe. La révocation est immédiate — la session active de l'utilisateur est terminée dans les 60 secondes.